文書保管の悩み

文書保管の悩み

日本の多くの企業ではペーパーレスの取り組みが進んでいますが、契約書や重要な機密書類などペーパーレスには出来ないものも多くありますよね。
私は以前建築関係の中小企業に勤めていましたが、お客様の数以上の契約書類があったので毎年その処遇には頭を悩ませていました。
法律で建築業の見積書や契約書は契約から瑕疵担保期間の10年までは文書保管する義務があります。
年々増えていく書類を保存する専用の部屋をつくったり、スペースだけでもかなりの量が必要なのです。
建築業の場合、過去にご契約いただいたお客様からリフォームやお庭の工事など再度お仕事を頂けたります。
そんな時にしっかり書類が整理整頓されていたらすぐに見つけることができますね。
しかし、整理するだけでも骨が折れる仕事なので、本来の業務に集中できないのに、年末の絞めが近づいてもうばたばた・・・という方も少なくないのではいのでしょうか。
今回はそんな文書保管の保存方法に現在どんなものがあるのか紹介したいと思います。

文書保管方法のいろいろ

企業から出る書類の種類と言うのは大きく二つに分類されます。
一つ目は一般書類、二つ目は重要書類(機密書類)です。
一般書類は法的にも即廃棄が可能なものですが、打ち合わせのメモや重要書類以外の伝票などですね。
これらの書類は多くの企業がスキャナなどでデータ保存したりして、ペーパーレスに取り組んでいるようです。
重要書類は会社が重要と判断したらそれはすべて重要書類となりますが、様々な法律で文書保管が義務付けされているものも多いので注意が必要です。
例えば人事の書類や契約書、請求書や領収書などは保管に十分な注意が必要です。
さらに、きちんと文書保管をすることでクレームや訴訟等の企業が抱えるリスクから守ることができます。
その中でも特に大切なのが、「バイタルレーコード」というものです。
文書保管で情報も管理
企業の存続に関わる文書や代替えの情報が他に求められない文書で企業が持つすべての情報の5〜7%程度がこのバイタルレコードになるといわれています。
このような重要書類をセキュリティーを確保しながらしかるべき期間保管できるかが重要となってきます。

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